Base de connaissances
1 000 FAQ, 500 tutoriels et vidéos explicatives. Ici, il n'y a que des solutions !
Ce guide détaille la structure kDrive Infomaniak: interface en ligne, menus pour gérer et retrouver ses partages, utilité et signification des dossiers par défaut, etc.
Préambule
- ce guide s'applique Ă la version en ligne de kDrive, accessible par navigateur Web
- l'application kDrive (ordinateur, appareil mobile...) n'est pas directement concernée (et n'affichera pas certains éléments)
- les dossiers Communs et le menu Shares ne sont visibles qu'avec certaines offres payantes
- ne pas renommer et/ou déplacer les dossiers créés par défaut ni sur la version en ligne et encore moins en local, car cela engendre des problèmes de synchronisation
Architecture d'un kDrive
L'interface kDrive propose un menu latéral gauche qui vous conduit vers les principaux répertoires de l'utilisateur:
- le menu Dossiers communs (Common folders - visible précédemment avec la mention Common documents) affiche l'arborescence des dossiers partagés de façon automatique à certains ou tous les utilisateurs du même kDrive ; s'ils contiennent des documents ils s'afficheront au centre de l'interface
- le menu Mon dossier personnel (My personal folder) affiche l'arborescence des dossiers propres à l'utilisateur lui-même: en effet chaque utilisateur kDrive possède son propre espace personnel qui ne sera pas partagé aux autres utilisateurs du même kDrive ; les documents éventuels s'afficheront au centre de l'interface
- le dossier Partages (Shares) affiche:
- les éléments qui vous sont partagés par d'autres utilisateurs kDrive, parmi les kDrive auxquels vous avez accès avec votre identifiant de connexion
- les éléments que vous partagez avec d'autres utilisateurs
- les éléments que vous avez partagé en créant un lien de partage
- les boites de dépôt
Définir l'affichage au démarrage de kDrive
Vous pouvez choisir avec quelle page d'accueil démarrer la navigation au sein du kDrive en ligne, parmi les 3 propositions suivantes:
- votre dossier personnel
- le dossier des documents communs
- les favoris (qui regroupe les documents ajoutés en favori par votre utilisateur)
Pour accéder à kDrive et modifier la page d'accueil :
- se connecter au Manager Infomaniak (manager.infomaniak.com) depuis un navigateur Web comme Brave ou Firefox
- cliquer sur l'icône en haut à droite de l'interface (ou naviguer grâce au menu latéral gauche p.ex)
- choisir kDrive (univers Outils collaboratifs)
- cliquer sur le nom de l'objet concerné dans le tableau qui s'affiche
- cliquer sur l'icĂ´ne en haut Ă droite de l'interface
- cliquer sur l'onglet KDRIVE
- cliquer sur Modifier la page d'accueil
- choisir la page qui devra s'afficher par défaut lors de l'accueil:
- cliquer sur Terminer
Ce guide détaille comment partager des fichiers et des dossiers dans kDrive avec qui vous voulez, même sans installer l'application kDrive, même si le destinataire ne possède pas de compte Infomaniak ou n'utilise pas encore kDrive d'Infomaniak.
Différentes méthodes
kDrive permet de partager du contenu de plusieurs façons:
- Partager un fichier/dossier: idéal si les destinataires doivent pouvoir modifier et travailler avec votre contenu
- Créer un lien de partage public: idéal si vos destinataires doivent pouvoir afficher et/ou télécharger votre contenu
- Partager en pièce jointe d'un e-mail sur Mail Infomaniak pour rapidement proposer la lecture ou modification d'un fichier
Une boite de dépôt peut également être partagée et l'apparence des fenêtres de partage peut être personnalisée.
Partager un fichier/dossier
Pour désigner à qui partager un fichier/dossier:
- se connecter au Manager Infomaniak (manager.infomaniak.com) depuis un navigateur Web comme Brave ou Firefox
- cliquer sur l'icône en haut à droite de l'interface (ou naviguer grâce au menu latéral gauche p.ex)
- choisir kDrive (univers Outils collaboratifs)
- cliquer sur le nom de l'objet concerné dans le tableau qui s'affiche
- l'arborescence du kDrive s'affiche
- faire un clic droit sur le fichier/dossier concerné
- cliquer sur Partager... en haut du menu déroulant
A partir d'ici il est possible de:
- soit activer un lien de partage public avec différentes options possibles (autorisation de modification et de téléchargement, date d'expiration, mot de passe) et n'importe qui possédant le lien pourra voir accéder au fichier
- soit saisir un utilisateur kDrive, l'adresse mail d'un contact, ou une Ă©quipe de travail (uniquement si le partage se fait au sein du dossier Common folders - lire plus bas)
Un assistant permet de définir les droits de chaque personne que vous ajoutez: consultation / modification / gestion
- La personne dont vous indiquez l'adresse mail recevra un e-mail avec les informations nécessaires pour accéder à votre contenu partagé.
- Si elles ne possèdent pas de compte Infomaniak, elles pourront en créer un gratuitement pour accéder, modifier et synchroniser les éléments partagés.
- En attendant, vous verrez l'invitation en attente et pourrez la révoquer en tout temps du même endroit.
- Le lien privé s'affiche chaque fois que vous irez dans le menu de partage, ce qui permet de copier et renvoyer facilement le lien aux utilisateurs autorisés
Cliquer sur la croix de fermeture en haut à droite de la modale si vous avez terminé
Créer un lien de partage public + éditable (Word, Excel, PowerPoint)
Lorsque vous activez un lien de partage sur un fichier Word, Excel ou PowerPoint, il est possible d'autoriser l'Ă©dition en ligne de ce dernier:
Toutes les personnes ayant accès à ce lien de partage pourront ensuite immédiatement modifier le fichier sans posséder de compte Infomaniak (il suffit de tester l'URL obtenue dans une navigation privée pour vérifier le résultat).
Permissions
Un partage peut ĂŞtre restreint. Choisissez si l'utilisateur:
- Peut consulter
- Consultation uniquement
- Téléchargement
- Ajout de commentaire
- Peut modifier
- Modification du fichier
- Téléchargement
- Ajout de commentaire
- Ajout et création de fichier / dossier
- Suppression de fichier / dossier
- Peut gérer
- Modification du fichier
- Téléchargement
- Ajout de commentaire
- Ajout et création de fichier / dossier
- Suppression du fichier
- Partage avec d'autres utilisateurs
- Gestion des droits des utilisateurs
Les indications de partage sont visibles sur kDrive dans la colonne "qui a accès" et l'éventuel lien public activé sur un fichier est signifié par une icône verte dans cette colonne:
Le dossier Common folders (ex "Common documents")
Ce dossier est disponible avec certaines offres payantes et permet de partager vos données avec l'ensemble des utilisateurs du kDrive. Tout nouveau dossier créé à l'intérieur avec un choix de partage maximum sera indiqué comme tel à droite dans la liste des dossiers.
Mais un dossier peut aussi y être créé avec un partage restreint (cela vous est proposé lors de la création d'un nouveau dossier ou lorsque vous retourner sur le partage dudit dossier) et dans ce cas seules les personnes habilitées pourront en voir le contenu directement ; les utilisateurs qui y ont accès sont visibles à droite dans la liste des dossiers:
Les autres utilisateurs ayant accès à Common folders pourront également accéder "de force" à un sous-dossier soit en cliquant dessus et en acceptant le message d'avertissement, soit grâce au menu d'action sur la droite du répertoire en choisissant "Forcer l'accès" ; cela notifiera par mail les autres utilisateurs de l'accès entrepris:
Ce guide explique le fonctionnement des droits des utilisateurs et comment modifier les droits d'un utilisateur dans kDrive.
Fonctionnement des droits des utilisateurs
Lors de l'ajout d'un utilisateur, deux niveaux d'accès sont disponibles: accès complet et accès limité:
- l'accès complet offre aux utilisateurs les mêmes droits que le propriétaire du Drive
- l'accès limité permet aux utilisateurs d'accéder aux dossiers qui se trouvent à la racine du Drive ainsi que de gérer et partager librement leur contenu. Les utilisateurs ne pourront cependant pas accéder à la gestion administrative du produit (gérer les utilisateurs, voir les statistiques, créer ou supprimer des dossiers à la racine du drive, etc.)
En résumé :
- les dossiers à la racine d'un kDrive sont privés par défaut
- le contenu du répertoire Dossiers communs (Common folders - visible précédemment avec la mention Common documents) est visible par les autres utilisateurs du kDrive
- les contenus partagés par les autres utilisateurs depuis leur partie privée du kDrive et les contenus partagés par des utilisateurs externes à votre kDrive apparaissent dans le dossier Shares
- n'importe quel dossier ou fichier peut être partagé avec d'autres utilisateurs du kDrive et les contacts de votre choix. En savoir plus
Modifier les droits d'un utilisateur
Pour accéder à kDrive :
- se connecter au Manager Infomaniak (manager.infomaniak.com) depuis un navigateur Web comme Brave ou Firefox
- cliquer sur l'icône en haut à droite de l'interface (ou naviguer grâce au menu latéral gauche p.ex)
- choisir kDrive (univers Outils collaboratifs)
- cliquer sur le nom de l'objet concerné dans le tableau qui s'affiche
- si nécessaire cliquer sur Tableau de bord au préalable
- choisir GĂ©rer les utilisateurs
- gérer les droits de l'utilisateur désiré, choisir le niveau d'accès souhaité
- si nécessaire ouvrir le menu d'action ⋮ de l'utilisateur souhaité pour des actions avancées
Droits dans l'Organisation / Droits sur kDrive
Un utilisateur peut avoir des droits restreints voire nuls sur le produit kDrive dans le Manager (il n'aura donc pas la possibilité de gérer le produit kDrive lui-même ni d'avoir des détails techniques - lire plus bas) mais pourra avoir été défini comme administrateur dans kDrive et ainsi avoir accès à toutes les données stockées.
Voici la vue depuis le tableau de bord d'un administrateur d'une Organisation Infomaniak:
Il y a 2 utilisateurs dans l'Organisation, dont 1 accès collaborateur et 1 responsable légal (possédant donc les droits maximum). Le menu déroulant en haut à droite permet de basculer vers une vue des utilisateurs spécifiques aux produits, kDrive p.ex:
Le second utilisateur qui a un accès collaborateur au niveau du Manager Infomaniak possède un accès administrateur au sein de kDrive spécifiquement. Il accèdera donc bien aux fichiers en commun sur kDrive mais son interface sera malgré tout réduite conformément aux restrictions appliqués à son statut dans l'Organisation:
contrairement à l'administrateur (et responsable légal de l'Organisation, possédant donc les droits maximum) qui a bien accès à tous les détails de l'interface kDrive:
Ce guide détaille l'utilisation de scripts Perl ou Python sur Hébergements Web Infomaniak.
Scripts Perl et Python & CGI
Cependant, pour des considérations de sécurité, Infomaniak a choisi de désactiver la capacité à exécuter des scripts écrits en Perl ou Python via ce module spécifique (CGID) d'Apache sur ses offres d'hébergement mutualisées.
Par conséquent, il faut envisager dechanger d'offre pour une offre de Serveur Cloud si vous êtes actuellement sur un hébergement Web mutualisé ; cela se fait de façon transparente et tout est détaillé dans ce guide (cliquer ici).
Précisions
- l'emplacement (path) de l'interpréteur de python est /usr/bin/python
- mod_python n'est pas supporté
- l'exécution de scripts sans l'extension pl ou cgi n'est pas possible cependant un fichier .pl peut exister et être appelé via une URL sans l'extension
Si vous obtenez le message d'erreur suivant:
CGIWrap Error: Execution of this script not permitted
Execution of that script is not permitted for the following reason:
(1) Script file not found.
Request Data:Extra Path Info: /dossier/wwwdata/collection/vignettes/blabla.PL.12.34.56.gif
alors que le fichier chargé est une simple image GIF avec un nom de fichier de type "blabla.PL.12.34.56.gif" cela vient du nom des fichiers en question. Pour contourner le problème, renommer simplement vos fichiers.
Ce guide permet de résoudre certains cas dans lesquels vous constatez que des données kDrive ne sont pas synchronisées entre vos appareils.
Absence de dossiers sur l'ordinateur
Si tout semble bien aller:
- aucune synchronisation interrompue
- aucun message d'erreur
- vous possédez bien les droits d'accès quand vous les visualisez dans leur version en ligne (kdrive.infomaniak.com)
mais vous constatez que:
- des dossiers comme
Common folders
pour les documents en commun, ou d'autres répertoires, ne sont pas visibles sur votre ordinateur
vérifier sur l'application kDrive installée sur votre ordinateur le réglage qui permet de limiter la synchronisation des dossiers volumineux (500 Mo par défaut):
- faire un clic gauche sur l'icône de l'app dans la zone de notification de votre ordinateur (en haut à droite sur macOS, en bas à droite sur Windows et un double clic gauche dans la barre des tâches sur Linux)
- cliquer sur le menu d'action â‹® Ă droite sur la fenĂŞtre qui s'affiche
- cliquer sur Préférences de l'application kDrive
- désactiver le bouton toggle pour ne pas avoir de limites dans la taille des dossiers synchronisés
puis vérifier sur l'application kDrive installée sur votre ordinateur quels dossiers vous désirez synchroniser:
- faire un clic gauche sur l'icône de l'app dans la zone de notification de votre ordinateur (en haut à droite sur macOS, en bas à droite sur Windows et un double clic gauche dans la barre des tâches sur Linux)
- cliquer sur le menu d'action â‹® Ă droite sur la fenĂŞtre qui s'affiche
- cliquer sur Paramètres kDrive
- cliquer à gauche du nom de votre synchronisation pour développer l'arborescence des dossiers contenus
- activer les cases correspondantes aux dossiers qui ne seraient pas encore synchronisés comme vous le souhaitez
- valider par le bouton bleu
Le résultat sera que votre dossier local représentant kDrive (nommé kDrive, ou kDrive2, ou autre) sur l'ordinateur, affichera enfin tous les dossiers désirés (après le temps nécessaire pour la synchronisation).
Synchronisation en cours (0/10) puis en pause
Vérifier que le service Windows Search ne soit pas à l'arrêt. Procéder par la fenêtre Exécuter (Win + R):
- entrer
services.msc
- cliquer sur OK
- localiser Windows Search dans la liste de la fenĂŞtre Services et l'activer s'il ne l'est pas encore:
Synchronisation en continu (fichiers .eml)
Un problème lié à l'indexation Windows peut survenir lors de la synchronisation kDrive de fichier avec l'extension .eml
(type de fichier correspondant à l'export d'e-mail). Il faut donc retirer le type eml des options d'indexation pour résoudre ce problème:
- ouvrir le menu DĂ©marrer et chercher les options d'indexation
- cliquer sur les Options d'indexation (Panneau de configuration)
- cliquer sur le bouton Avancé
- décocher la case du type eml
- valider et fermer les fenĂŞtres