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Créer un modèle de signature pour votre courrier
Ce guide explique comment créer un modèle de signature (ce guide (cliquer ici) détaille le fonctionnement de l'outil signature) pour toute votre messagerie sur Mail Infomaniak.
Qu'est-ce qu'un modèle ?
Un modèle permet de créer la base neutre d'un outil qui pourra être par la suite utilisé par plusieurs utilisateurs d'un même Service Mail Infomaniak, voire même personnalisé en fonction de la personne qui va s'en servir.
Créer un modèle de signature
Pour créer un modèle:
- se connecter au Manager Infomaniak (manager.infomaniak.com) depuis un navigateur Web comme Brave ou Firefox
- cliquer sur l'icône en haut à droite de l'interface (ou naviguer grâce au menu latéral gauche p.ex)
- choisir Service Mail (univers Outils collaboratifs)
- cliquer sur le nom de l'objet concerné dans le tableau qui s'affiche
- cliquer sur Configuration globale dans le menu latéral gauche
- cliquer sur l'onglet Signatures
- cliquer sur Ajouter un modèle de signature
- remplir les champs (voir ci-dessous) et appuyer sur Ajouter le modèle de signature
- lire attentivement l'avertissement et décider si ce modèle doit être immédiatement appliqué aux adresses existantes
Champs et variables disponibles
En plus de rédiger un modèle de signature unique, vous avez la possibilité d'insérer à l'intérieur de celui-ci des variables aux endroits nécessaires:
- Nom
- Prénom
- Numéro de téléphone
- Intitulé de poste
Ainsi, les utilisateurs qui auront accès à ce modèle de signature (voir la visibilité plus bas) pourront simplement entrer l'une ou l'autre de ces informations dans des cases situées en dessous de la fenêtre de rédaction de leur signature, sans se soucier de la conception graphique de la signature elle-même.
Gérer la visibilité des modèles
Si l'option Rendre visible est activée, les modèles de signatures créés seront suggérés aux utilisateurs des adresses mail.
Activer un modèle sur une adresse mail existante
Il est nécessaire d'avoir un modèle existant pour l'activer sur une ou plusieurs adresses mail :
- se connecter au Manager Infomaniak (manager.infomaniak.com) depuis un navigateur Web comme Brave ou Firefox
- cliquer sur l'icône en haut à droite de l'interface (ou naviguer grâce au menu latéral gauche p.ex)
- choisir Service Mail (univers Outils collaboratifs)
- cliquer sur le nom de l'objet concerné dans le tableau qui s'affiche
- cliquer sur les cases pour sélectionner une ou plusieurs adresses mail dans le tableau qui s'affiche
- selon la taille de l'Ă©cran cliquer sur le le menu d'action â‹® ou directement
- cliquer sur Appliquer un modèle de signature
- sélectionner le modèle de votre choix
Seuls les modèles rendus visibles sont disponibles lors de l'activation.